5 vragen voor jouw (beoogde) Power BI leverancier

Leg de volgende 5 vragen voor aan jouw (beoogde) Power BI leverancier en je weet snel genoeg bij wie jij het beste uit bent.

Wie zich oriënteert op een Power BI leverancier heeft al snel de nodige vragen. Je kunt die natuurlijk proberen te beantwoorden door de demoversie van Power BI te installeren. Onze ervaring leert dat mensen na het zien van een eerste blanco werkomgeving eerder meer, dan minder vragen hebben. Wie verstandig is, gaat eens wat leveranciers aan de tand voelen. Let dan op of ze een gespecialiseerd BI team hebben dat alle BI disciplines – van design tot beheer – onder de knie heeft.

Leg de volgende 5 vragen voor aan jouw (beoogde) Power BI leverancier en je weet snel genoeg bij wie jij het beste uit bent.

1. Is BI een onderdeel van ERP, of een losse applicatie?

ERP en BI liggen in elkaars verlengde. Een ERP-specialist houdt zich primair bezig met het automatiseren van het bedrijfsproces. Wat doet een bedrijf? Hoe zorg je dat de verschillende processen zo efficiënt mogelijk op elkaar afgestemd zijn? ERP raakt elk facet van een organisatie. Een ERP-consultant heeft verstand van de processen waarmee je van order tot betaling (order2cash) of zelfs van lead tot betaling (lead2cash) komt.

Intelligenter werken

BI draait om intelligenter werken. Het hangt hoog boven de processen waar een ERP-consultant zich mee bezig houdt. Kort door de bocht genomen draait ERP om integraal werken, planning, bonnen, lijstjes en de financiële cijfers terwijl BI draait om inzicht. Een ERP-consultant vraagt zich de volgende dingen af: Hoeveel en welke halffabricaten staan er in het magazijn? Hoeveel orders staan er in de boeken? Hoeveel capaciteit heb ik om die orders te verwerken? De BI-consultant richt zich op analyses. Wat kan ik meten en welke vragen laat ik daar op los? Hoe lang staan die halffabricaten al in het magazijn en is de voorraadwaarde gestegen of gedaald in het afgelopen kwartaal ten opzichte van vorig jaar. Wat gebeurt er met de marge van mijn product wanneer een bepaald onderdeel duurder of goedkoper wordt. Moet ik vandaag een grote inkooporder plaatsten, of kan ik beter even wachten? Wat ging er goed bij de laatste bestelling en wat kan er beter?

Efficiënter werken

ERP helpt bedrijven om efficiënter te werken. Power BI maakt organisaties intelligenter. Ze liggen in elkaars verlengde én versterken elkaar. Met de antwoorden uit Power BI kun je de effectiviteit van ERP verbeteren. Met de data uit ERP kun je de diepgang van Power BI verhogen.

2. Wat is het voordeel van een gespecialiseerde Power BI leverancier?

Bijna iedere ERP-dienstverlener heeft wel een aantal mensen in dienst die Power BI kunnen implementeren. Het voordeel van een specialist is dat die veel mensen in dienst heeft om Power BI te implementeren. Dat merk je als klant op twee momenten. Om te beginnen heeft een inhoudelijk specialist bij de implementatie van jouw oplossing meer collega’s (met allemaal eigen competenties) om bij vragen en uitdagingen op terug te vallen. Bij de inrichting van een Business Intelligence oplossing heb je kennis nodig van techniek en de inrichting van databases, maar vooral van de uiteindelijke uitkomsten (KPI’s) die je wilt gaan meten. Om deze goed inzichtelijk te maken heb je kennis van het onderliggende ERP systeem nodig.

Wie begeleidt het vervolgtraject?

Minstens zo belangrijk is het voordeel dat een specialist biedt bij een vervolgtraject op de Power BI-implementatie. Als na een eerste positieve ervaring de vraag naar uitbreiding escaleert, dan kun je bij een specialist eerder terecht om ondersteuning te krijgen. Die heeft meer mensen ter beschikking. De leverancier die Power BI erbij doet, heeft niet zo maar de mankracht om snel te schakelen als het project vaart krijgt. Onze ervaring leert dat Power BI altijd escaleert; geen zorgen, op een positieve manier. Het biedt zoveel voordelen dat na een eerste succes er heel snel verzoeken om extra dashboards en nieuwe inzichten volgen. Daar wil je met je eigen gebruikers mee aan de slag, maar je wilt wel kunnen leunen op een partner die jou kan helpen met net zo’n lastige vraag of technische belemmering.

3. Wanneer is de BI implementatie klaar?

Een BI-implementatie is nooit klaar. Daarin verschilt het wezenlijk van ERP (dat op een bepaald punt min-of-meer klaar is). Een BI-project kent natuurlijk ook mijlpalen en afgeronde projectfases, maar de data waarmee gewerkt wordt, is dynamisch. In het verlengde daarvan staat ook de Power BI-implementatie nooit stil.

ERP-consultants zijn bouwvakkers

Als we het vergelijken met een huis, zijn de ERP-consultants bouwvakkers en de BI-consultants hoveniers. Als bouwvakkers de stenen hebben gestapeld, het dak op het casco zit en de installateurs klaar zijn met de leidingen en kabels, dan staat het huis. Wellicht dat je eens in de zoveel tijd verbouwt, maar daar blijft het bij. Een hovenier die een tuin aanlegt, moet terugkomen om de planten te snoeien, onkruid te wieden en vervolgende de boel winterklaar te maken.

BI-consultants zijn hoveniers

De implementatie van ERP tegenover Power BI is vergelijkbaar. ERP-consultants zetten de bouwblokken in elkaar, stemmen de processen af en zetten de boel in werking. Daarna kan een bedrijf jaren door met de oplossing, waarbij alleen een update of een nieuwe module af en toe aandacht vraagt. Bij de implementatie van Power BI stel je dashboards in en koppel je daar databronnen aan. Die bronnen moeten gecontroleerd worden. Als een database wordt geüpdatet, volgt ook een wijziging binnen de BI. Leiden vragen tot meer vragen, dan moeten er extra bronnen gekoppeld worden. Voor een deel kun je dat intern opvangen, maar het is verstandig om de specialist zo nu en dan het digitale onkruid te laten wieden.

Kennis maken met BIRDS?

In een maandelijkse sessie van een uur nemen we je mee in de wereld van BIRDS, dé Power BI oplossing voor Microsoft Dynamics. We laten je zien hoe het proces van dataverzameling tot data-analyse werkt en hoe BIRDS out of the box rapportages biedt voor Verkoop, Financiën, Inkoop en Productie.